เมื่อได้รับจดหมายจาก Autodesk License Compliance ควรทำอย่างไร?
แนวทางการปฏิบัติ
สำหรับผู้ใช้งานซอฟต์แวร์ Autodesk ที่ได้รับจดหมายจาก Autodesk ขอเชิญให้เข้าร่วมการตรวจสอบการใช้ใบอนุญาต Autodesk จะมีแนวทางปฏิบัติเพื่อตอบสนองอย่างไร วันนี้ผู้เขียนได้แปล และเรียบเรียงบทความ “AUTODESK AUDITS DEMYSTIFIED: PREPARING AND RESPONDING” ของ Fredrik Filipsson ไว้ให้อ่านดังนี้
การตรวจสอบใบอนุญาต Autodesk คือ:
การตรวจสอบใบอนุญาต Autodesk คือ กระบวนการปฏิบัติการตรวจสอบ การปฏิบัติตามข้อตกลงลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ออโต้เดกส์อย่างเป็นทางการ โดยดำเนินการตรวจสอบการใช้ใบอนุญาต และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ เช่น AutoCAD, Revit และอื่นๆ เพื่อแก้ไขปัญหาการปฏิบัติที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
กล่าวคือ เป็นเรื่องของการตรวจสอบ การนำใบอนุญาตไปใช้ ซึ่งผู้บริหาร หรือผู้ใช้งานบางท่าน อาจจะไม่เข้าใจว่า ต้องนำใบอนุญาตที่ซื้อไว้ ไปใช้อย่างไรให้ถูกต้อง ในระหว่างนั้นก็อาจจะได้รับข้อมูลที่เกี่ยวกับการใช้งานใบอนุญาต มาจากหลายๆ ที่ โดยได้ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวกับการนำไปใช้ ไม่ตรงกับข้อกำหนด
ตัวอย่าง บริษัท A มีใบอนุญาต AutoCAD LT 1 สิทธิ์
คำถาม: บริษัท A สามารถติดตั้ง AutoCAD LT ได้กี่เครื่อง และใช้งานพร้อมกันได้กี่เครื่อง ให้สิทธิ์ได้กี่คน
คำตอบ: บริษัท A สามารถติดตั้ง AutoCAD LT ได้สูงสุด 3 อุปกรณ์ และให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้งานได้ 1 ท่าน และสามารถลงชื่อเข้าใช้งานด้วย Autodesk ID ในอุปกรณ์ใดๆ ในเวลาเดียวกันได้ 1 อุปกรณ์ โดยพิจารณาตามประเภท และสิทธิ์ของใบอนุญาต ดังนี้
- ประเภทใบอนุญาต เป็นแบบการสมัครใช้งาน (Subscription – Based Model)
- เป็นสิทธิ์การใช้งานแบบ Single User ผ่านข้อกำหนด Autodesk ID
- ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาต จะต้องเข้าสู่ระบบ ด้วย Autodesk ID
- ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาต จะสามารถติดตั้งซอฟต์แวร์บนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ได้สูงสุดสามเครื่อง
- ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาต จะสามารถลงชื่อเข้าใช้ ในอุปกรณ์ใดๆ ในเวลาเดียวกันได้ 1 อุปกรณ์
ทำไมถึงโดนตรวจสอบ?
เหตุผลทั่วไปในการเริ่มตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อตกลงสิทธิ์ใช้งาน โดย Autodesk อาจจะให้เหตุผลไว้หลายประการ โดยสาเหตุหลัก คือ ความสงสัย ว่าไม่ปฏิบัติตามข้อตกลงสิทธิ์การใช้งาน ความสงสัยนั้นเกิดจากสิ่งต่างๆ เหล่านี้
- ความคลาดเคลื่อนในการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์: ความแตกต่างที่ระบุไว้ ระหว่างจำนวนใบอนุญาตที่ซื้อ และการใช้งานจริง อาจทำให้เกิดการตรวจสอบได้
- รายงานจากพนักงาน หรือผู้แจ้งเบาะแส: รายงาน หรือคำแนะนำจากพนักงานปัจจุบัน หรือการแจ้งเบาะแสเกี่ยวกับการไม่ปฏิบัติตาม ที่อาจเกิดขึ้นได้
- การเลือกแบบสุ่ม: ในบางกรณี บริษัทอาจถูกสุ่มเลือก สำหรับการตรวจสอบ ซึ่งก็เป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดตามปกติของ Autodesk
- การใช้งานซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัย หรือไม่รองรับ: การใช้ซอฟต์แวร์เวอร์ชั่นที่ไม่ได้รับการสนับสนุนอีกต่อไป หรือถูกยกเลิกใช้แล้ว ก็สามารถทำให้เกิดการตรวจสอบได้เช่นกัน
กระบวนการตรวจสอบของ Autodesk
การตรวจสอบของ Autodesk จะแยกย่อยทีละขั้นตอน ดังนี้
- การแจ้งเตือน: โดยทั่วไปกระบวนการจะเริ่มต้นด้วยการที่ Autodesk แจ้งให้บริษัททราบ มักจะทำทางอีเมล หรือโทรศัพท์ เพื่อแจ้งเกี่ยวกับการตรวจสอบ ที่กำลังจะเกิดขึ้น
- การรวบรวมข้อมูล: Autodesk อาจกำหนดให้บริษัทใช้เครื่องมือเฉพาะ เช่น Autodesk Inventory Tool (AIT) เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการติดตั้ง และการใช้งานซอฟต์แวร์
- การรายงานสินค้าคงคลัง: บริษัทจะต้องส่งรายงานสินค้าคงคลังที่มีรายละเอียดซอฟต์แวร์ Autodesk
- การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด: Autodesk ตรวจสอบข้อมูลที่ส่งมาเพื่อประเมินการปฏิบัติตามข้อตกลงใบอนุญาต
- การระบุการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด: การตรวจสอบจะระบุอินสแตนซ์ของซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้อง การใช้สิทธิ์ถาวร หรือการสมัครสมาชิกจำนวนมากเกินไป และการใช้ใบอนุญาตทางการศึกษาในทางที่ผิด
- การแก้ไข: Autodesk ทำงานร่วมกับบริษัท เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้หากพบว่าไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการซื้อใบอนุญาตเพิ่มเติมหรือการดำเนินการแก้ไขอื่นๆ
จุดที่ Autodesk ให้ความสนใจเป็นหลัก
ซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้อง: การใช้ซอฟต์แวร์ Autodesk ที่ไม่ได้รับอนุญาต ละเมิดลิขสิทธิ์ หรือถูกแก้ไข
การใช้ที่นั่งมากเกินไป: เกินจำนวนใบอนุญาตของการติดตั้งหรือผู้ใช้ในใบอนุญาตถาวรและการสมัครรับข้อมูล
ใบอนุญาตทางการศึกษา: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบอนุญาตทางการศึกษาไม่ได้ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้า
เตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบจาก Autodesk
- ดำเนินการตรวจสอบภายในเป็นประจำ : ใช้การตรวจสอบตามปกติ เพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ Autodesk ทั้งหมด ได้รับอนุญาตอย่างเหมาะสม และสอดคล้องกับข้อกำหนดการใช้งาน
- รักษาคลังซอฟต์แวร์ที่แม่นยำ : เก็บบันทึกโดยละเอียด ของการติดตั้งซอฟต์แวร์ Autodesk ทั้งหมด รวมถึงเวอร์ชัน ประเภทใบอนุญาต และจำนวนของใบอนุญาต
- ให้ความรู้ และฝึกอบรมพนักงาน : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนทราบนโยบายลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์และความสำคัญของการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- ขอคำแนะนำทางกฎหมาย หรือผู้เชี่ยวชาญหากจำเป็น : หากมีการประกาศการตรวจสอบ ให้พิจารณาปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย หรือผู้เชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบเพื่อเป็นแนวทาง
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด สำหรับการจัดการใบอนุญาต Autodesk ภายในองค์กร
กลยุทธ์การจัดการใบอนุญาตที่มีประสิทธิภาพ มีดังนี้
- การตรวจสอบเป็นประจำและการตรวจสอบสินค้าคงคลัง : ดำเนินการตรวจสอบภายใน และรักษาบันทึกที่ถูกต้อง ของการติดตั้ง และการใช้งานซอฟต์แวร์ Autodesk
- การตรวจสอบการใช้ใบอนุญาต : ตรวจสอบวิธีการใช้ใบอนุญาตเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับความต้องการในปัจจุบัน และได้รับการใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่
- รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับข้อกำหนดใบอนุญาต : ทำความเข้าใจข้อกำหนด และเงื่อนไขเฉพาะของใบอนุญาต Autodesk รวมถึงข้อจำกัดหรือสิทธิ์ใด ๆ
ความสำคัญของการทำความเข้าใจข้อตกลงใบอนุญาต
- การหลีกเลี่ยงการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด : ความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อตกลงใบอนุญาตช่วยหลีกเลี่ยงการละเมิดโดยไม่ตั้งใจ ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด
- การตัดสินใจโดยมีข้อมูลครบถ้วน : ความรู้เกี่ยวกับข้อกำหนด และเงื่อนไขช่วยให้มีข้อมูลประกอบการตัดสินใจมากขึ้นเมื่อซื้อ และจัดการซอฟต์แวร์ Autodesk
- การปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลง : ข้อตกลงสิทธิ์การใช้งานสามารถเปลี่ยนแปลงได้ โดยเฉพาะกับซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่ การรับทราบข้อมูลช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามอย่างต่อเนื่อง
เหตุผลหลัก ที่ทำให้ซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์แท้ มีความสำคัญ
- ลดความเสี่ยง
หากมีการจัดการใบอนุญาตซอฟต์แวร์ภายในองค์กร อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยลดโอกาสเสี่ยงจากการโจมตีของมัลแวร์ อีกทั้งซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้อง อาจถูกควบคุมโดยแฮกเกอร์ ทำให้เกิดความเสียหายต่องานของท่าน
- ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
การจัดการซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพ ช่วยประหยัดเวลา และค่าใช้จ่าย ที่มีต้นเหตุมาจากการออกใบอนุญาต
- ปลอดภัย
การบริหารจัดการสินทรัพย์ประเภทซอฟต์แวร์อย่างมีประสิทธิภาพ จะมั่นใจได้ว่าท่านไม่มีการดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้อง จากแหล่งที่ไม่ได้รับอนุญาต
- ได้รับความช่วยเหลือ
การใช้ซอฟต์แวร์ Autodesk ลิขสิทธิ์แท้เท่านั้น ที่จะได้รับประกันการบริการด้านเทคนิค เนื่องจากบริษัทส่วนใหญ่ จะไม่ให้บริการด้านเทคนิคแก่ซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้องตามลิขสิทธิ์
- ปรับปรุงประสิทธิผล
ซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์แท้จะตอบโจทย์การทำงานที่มีประสิทธิภาพตามที่คาดหวังไว้ นอกจากนี้ท่านยังสามารถเข้าถึงคู่มือผู้ใช้การใช้งาน ที่ช่วยให้ท่านทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- รักษาชื่อเสียงของคุณ
สร้างความมั่นใจแก่บริษัทคู่ค้า บริษัทคู่ค้าย่อมคาดหวังให้บริษัทของท่านปฏิบัติตามกฏหมาย ซึ่งการใช้ซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์แท้ เป็นส่วนหนึ่งของข้อกำหนดในสัญญาว่าจ้าง หรือสัญญารับเหมาโครงการใดโครงการหนึ่ง
- รับทราบข้อมูลที่เป็นประโยชน์
หากท่านใช้ซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์แท้ ท่านจะได้รับการอัปเดตข้อมูลล่าสุดจาก Autodesk อยู่เสมอ
- บรรลุภาระผูกพันทางกฎหมาย
การใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้อง อาจทำให้ท่าน หรือองค์กรของท่าน เข้าสู่กระบวนการเรียกร้องทางกฎหมาย และอาจส่งผลกระทบต่อบริษัทลูกค้าของท่านในบางกรณี
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการตรวจสอบ Autodesk
อะไรทำให้เกิดการตรวจสอบ Autodesk
- การตรวจสอบจาก Autodesk สามารถเกิดขึ้นได้ โดยการสงสัยว่าไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด รวมถึงความคลาดเคลื่อนในการอนุญาต หรือแม้แต่การเลือกตรวจแบบสุ่ม ดังได้กล่าวข้างต้น ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดตามปกติ
จะเกิดอะไรขึ้นระหว่างการตรวจสอบ Autodesk
- ในระหว่างการตรวจสอบ คุณจำเป็นที่จะต้องให้ข้อมูลโดยละเอียด เกี่ยวกับการใช้ผลิตภัณฑ์ Autodesk ของคุณ ซึ่ง Autodesk จะเปรียบเทียบกับข้อตกลงใบอนุญาตของคุณ
ฉันสามารถปฏิเสธการตรวจสอบ Autodesk ได้หรือไม่
-การปฏิเสธการตรวจสอบ อาจส่งผลทางกฎหมาย ตามเงื่อนไขของข้อตกลงใบอนุญาตของคุณ ขอแนะนำให้ปฏิบัติตาม และขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญหากจำเป็น
ฉันจะหลีกเลี่ยงการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างไร?
- สามารถตรวจสอบ และจัดการใบอนุญาตของคุณ เป็นประจำ โดยติดตามข่าวสารเกี่ยวกับข้อกำหนดของข้อตกลงอยู่เสมอ และดำเนินการตรวจสอบภายใน เพื่อให้มั่นใจว่าปฏิบัติถูกต้องตามข้อกำหนดแล้ว
การจัดการกับประเด็นเหล่านี้ได้ จะสามารถช่วยลดความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างมาก และทำให้กระบวนการตรวจสอบราบรื่นขึ้น ผู้เขียนหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน ช่วยกระตุ้นเตือนการใช้งานซอฟต์แวร์ Autodesk ได้อย่างถูกต้อง และระมัดระวัง
ข้อมูลเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง:
TERMS OF USE
LICENSE AND SERVICES AGREEMENT
Genuine Autodesk
Author: พี่ปลาวาฬ